Обзор справочника «Договоры» в 1С:Управление Холдингом

Договорная работа – ключевой элемент в функционале любой учетной системы, связанной с бюджетированием, планированием и отражением затрат. Практически в каждом типовом решении 1С имеется справочник «Договоры» с различной степенью детализации условий договорных отношений. Но управление договорами в 1С:Управление холдингом реализован в расширенном варианте – в конфигурации имеется целая подсистема управления договорами.

Особенности создания договоров в 1С:Управление Холдингом

С точки зрения конфигурации основной отличительной особенностью учета договора в 1С:Управление Холдингом от 1С:Бухгалтерия, например, является что, что при создании нового договора в системе одновременно создается два объекта – элемент справочника «Договоры» и документ «Версия соглашения». ВАЖНО: договор в 1С:Управление Холдингом не может быть создан только в виде справочника, обязательно должен быть документ «Версия соглашения» Данное усложнение функционала обеспечивает возможность:
  • хранить различные версии договоров с привязкой их к процессу согласования:
  • вносить множество дополнительных параметров договора.
 

Процесс создания договоров в 1С:Управление Холдингом

Выбор вида договора

Итак, при создании нового договора в 1С:Управление Холдингом система сразу предложит выбрать вид договора:

Рис. 1 Выбор в 1С вида договора при его создании

Именно на основании выбранного значения система подбирает вид соглашения для нового элемента. Это очень важный момент, т.к. после того как выбор сделан, изменить версию договора в 1С уже будет невозможно, и перечень видов договора для изменения будет ограничен той группировкой справочника «Виды договора», из которой мы выбрали вид договора изначально. Если выбираем вид договора «С поставщиком», в дальнейшем его можно изменить на вид договора, например, «С покупателем», но уже нельзя будет выбрать вид договора «Кредит», т.к. для этого вида договора предусмотрен другой вид документа «Версия соглашения». Всего в системе предусмотрено 6 основных видов версий договора:
  • Продажи и покупки – так называемые коммерческие договоры;
  • Привлечение средств – связанные с получением внешнего финансирования;
  • Размещение средств – договоры размещения свободных средств в кредитных организациях;
  • Обеспечение – к ним относятся выданные аккредитивы, поручительства, гарантии, а также договоры залога и страхования залогов;
  • Производные финансовые инструменты – форварды и свопы;
  • Прочие виды договоров – здесь список ограничен расчетами с брокерами и видом «Прочее» (для тех договоров, которые не удалось категорировать с помощью представленных в списке видов договоров).
ВАЖНО: при создании нового договора нужно сразу понимать, к какой категории данный договор относится. В случае некорректного выбора вида договора, изменить его в пользовательском режиме будет практически невозможно. Если при создании договора с поставщиком выбрана версия, скажем, «Кредит», и договор был записан, его нужно помечать на удаление и создавать новый с корректным видом договора. После того, как заполнили новый договор и провели его, отчет по связанным документам будет выглядеть следующим образом:

Рис. 2 Отчет по связанным документам в 1С:Упрвление холдингом

Заполнение договора

На ресурсах 1С размещено немало подробных описаний полей и правил заполнения полей договора в 1С:Управление Холдингом, поэтому в данной статье мы не будем подробно останавливаться на этом вопросе и приводить примеры образца договора в 1С УХ. Скажем только, что именно за счет того, что для каждого договора создается дополнительный документ «Версия соглашения» при работе с договором в 1С:Управление Холдингом есть возможность заполнять различные графики, указывать множество дополнительных параметров договора, которые касаются как финансовых условий, так и порядка отражения договора в подсистеме бюджетирования 1С:Управление Холдингом.

Вид соглашения 1С:Управление Холдингом

Кроме вида договора на форме заполнения присутствует такой реквизит как «Вид соглашения». Если вид договора определяет характер гражданско-правовых отношений с контрагентом, то вид соглашения определяет структуру самого договора как документа с юридической точки зрения.

Договор с условием

Если в тексте договора определены все условия изначально, такие как предмет, цена и сумма, сроки поставки и оплаты, то в системе координат 1С:Управление Холдингом такой договор формируется с видом соглашения «Договор с условием», т.е. мы можем сразу в документе указать все эти параметры.

Рамочный договор

В случаях, когда компания заключает договор на серию поставок товаров (работ, услуг), но при этом не может заранее определить окончательный перечень, сроки поставки и цены, договор в 1С:Управление Холдингом следует отражать с видом соглашения «Рамочный договор». Как правило такие договоры в 1С в дальнейшем дополняются спецификациями на каждую конкретную поставку, в которых как раз и определяются все ключевые параметры.

Спецификация к договору

Договор с таким видом соглашения создается на основании рамочного договора. Основное отличие с точки зрения правил заполнения заключается в том, что у нас появляется дополнительный реквизит со ссылкой на рамочный договор (реквизит обязательный).

Рис. 3 Табличная часть спецификации со ссылкой на рамочный договор в 1С:Управление холдингом

Создание связанных договоров в 1С:Управление Холдингом

Связать договоры (рамочный договор со спецификацией, новую версию со старой) проще всего, если сразу пользоваться функцией ввода на основании:

Рис. 4 Создание на основании – самый простой способ связать договоры в 1С:Управление холдингом

Создание новой версии

Создавать новые версии договора рекомендуется в первую очередь в тех случаях, когда в 1С:Управление Холдингом используется функционал согласования договоров. Также создание новой версии используется, когда подписываются дополнительные соглашения, которые каким-то образом меняют условия договора. Это позволяет на засорять список договоров в 1С:Управление Холдингом и является выгодным отличием от управления договорами в 1С:Бухгалтерия предприятия. ВАЖНО: при создании новой версии в системе создается только новый документ «Версия соглашения», справочник Договоры остается неизменным. Связь документов в этом случае будет выглядеть таким образом:

Рис. 5 Структура связи версий договоров в 1С:Управление холдингом

При создании новой версии договора система автоматически установит новую версию в качестве основной и в дальнейшем будет использовать данные именно этой версии.

Создание спецификации

Спецификации к договорам также создаются при помощи функции ввода на основании, при этом ссылка на основной договор заполняется автоматически. Основным отличием от создания новой версии является то, что в данном случае создается и новый элемент справочника «Договоры», и новая версия к нему.