Риск неотражения первичных документов в налоговом учёте в конфигурациях «1С: Бухгалтерия 8» и «1С: Управление холдингом 8»

Содержание:
  1. Меры наказания за нарушения в виде отсутствия первичной документации в 1С
  2. Назначение мер наказания в системе программы 1С
  3. Отчёт по контролю наличия первичных документов в 1С
 

Меры наказания за нарушения в виде отсутствия первичной документации в 1С

В данной статье будет описано то, какие могут быть последствия и меры наказания в том случае, если внутри конфигурации системы 1С не отразились первичные документы, то есть, для налоговой инспекции – это тоже самое, что они не были предоставлены – отсутствовали. А также будет предоставлена методика по созданию отчёта в 1С, который контролирует наличие оригиналов первичных документов. Данные схемы являются рабочими для конфигураций «1С: Бухгалтерия 8» и «1С: Управление холдингом 8» Если первичная документация в 1С не была отражена в налоговом учёте, то, для налоговой, это означает, что она отсутствует, либо, её не предоставили. Такая ситуация считается правонарушением, за которое есть и налоговая, и административная ответственности, согласно статье 106 Налогового Кодекса и статье 2.1 КоАП РФ. Более того, если нет счетов-фактур, первичной документации в 1С или записи данных в регистры, то это относится к грубому нарушению ведения книги учёта доходов и расходов, а это уже статья 120 НК РФ. За нарушения в виде отсутствия первичной документации в 1С предусмотрены такие штрафы:
  • 10 000 рублей – если нарушение произошло в одном налоговом периоде;
  • 30 000 рублей – если нарушение было найдено в ещё одном налоговом периоде.
По таким мерам наказания можно судить, что первичные документы в 1С необходимо контролировать и перепроверять, а также планово собирать в течении определённого периода. Помимо основных штрафов, существует ещё дополнительный. Дополнительный штраф назначается в случае, когда налогообложение было занижено, тогда штраф будет составлять 20% от величины каждого налога, который не был выплачен, но эта сумма всегда начинается с 40 000 рублей, даже если по расчёту 20% выходила меньшая сумма.  

Назначение мер наказания в системе программы 1С

Сами должностные лица за отсутствие или не предоставление первичной документации в 1С тоже несут ответственность. У должностных лиц – это штраф в размере от 300 до 500 рублей за отсутствие первичной документации в 1С, которая подлежит налоговому контролю. Это следует из 1-й части статьи 23.1 и 1-й части статьи 15.6 КоАП РФ. В случае, когда дело передано в суд так, что суд считает ситуацию грубым правонарушением в отношении бухгалтерской финансовой отчётности, тогда будет назначен штраф в размере от 5000 до 10 000 рублей. Если же нарушение было произведено повторно, то может случиться даже дисквалификация до 2-х лет, либо штраф от 10 000 до 20 000 рублей. Прошение о наказании нарушителя по отсутствию первичной документации в 1С заявляет налоговый орган, сама мера наказания будет выбрана уже судом, согласно части 1-й статьи 23.1 и статьи 15.11 КоАП РФ. Сам правонарушитель выявляется в индивидуальном порядке. Как правило, суд решает, что руководитель – это главный, кто организовал такой учёт, а главный бухгалтер – отвечает за само проведение учёта и составление отчётной документации.  

Отчёт по контролю наличия первичных документов в 1С

Рассмотрим то, как в конфигурациях, в обоих это происходит одинаково, «1С: Управление холдингом 8» и конфигурации «1С: Бухгалтерия 8», формировать отчёт, который контролирует на наличие оригиналов первичной документации в 1С, чтобы избежать неблагоприятных мер наказания за отсутствие первичных документов в 1С, описанных выше. Чтобы контролировать первичную документацию в 1С учёта, которая была получена от поставщика, в конфигурациях системы 1С, внутри документов поступления, существует строка «Оригинал». В этой строке, когда в конфигурацию поступил оригинал первичного документа в 1С, следует проставить «галочку» около «Получен». Для документации по поступлению, которая имеет категорию операции «Оборудование», или «Товары, услуги, комиссия», или «Объекты строительства», или «Материалы в переработку» – строка «Оригинал» находится внутри панели «Дополнительно». Ставить или убирать «галочку» в этой строке о том, что документ первичного характера был получен, можно в любой момент, даже если период уже был закрыт. Сформируем отчёт в конфигурации «1С: Управление Холдингом 8» или конфигурации «1С: Бухгалтерия 8», который будет проводить контроль над тем, есть ли первичные документы в 1С в базе или нет, результатом отчёта будет «Реестр документов». Рассмотрим, как создать такой отчёт, по порядку:
  1. Открываем панель «Покупки» и переходим по кнопке «Поступление (УПД, накладные, акты)»;
  2. Кликаем на «Печать» и выбираем «Реестр документов», как показано на скриншоте далее:
Реестр документов
 
3. Когда реестр документов в 1С будет готов, то нужно кликнуть на пункт «Показать настройки» и выбрать панель «Оформление», как демонстрируется далее:
Показать настройки
4. В этой панели нам необходимо отметить «галочкой» графу «Оригинал», – если первичный документ в 1С есть в нашей базе, то будет указано «Да», если его нет, то «Нет», как показано ниже:
Оригинал
5. Формируем отбор внутри реестра документа в 1С таким образом, что б отображались только те первичные документы, которые у нас присутствуют. Также можно корректировать отбор, основываясь на контрагенте по одноимённому полю. Результатом будет такой отчёт, в котором отобразится есть ли у нас оригинал данного первичного документа в 1С или нет:
Реестр документов «Поступление»
Также можно создать схожий по свойствам отчёт – «Список документов», это делается так:
  1. Заходим во вкладку «Покупки» и переходим на «Поступление (акты, накладные, УПД);
  2. Кликаем на «Ещё» и «Вывести список», как демонстрируется на скриншотах с примерами далее:
Поступление (акты, накладные, УПД)
Вывести список
3. Тут мы выбираем необходимые свойства и, помимо них, ставим «галочку» около пункта «Оригинал»:
Табличный документ
4. Результатом данных операций будет следующий документ «Список документов», в котором будет обозначено первичный вариант с оригиналом какого у нас есть, а какого нет:
Список
В данной статье было описано, что может последовать за тем, что первичные документы не были отображены для налогового учёта, какие есть меры наказания, в зависимости от ситуации. А также была приведена методика по созданию отчётностей, которые можно создавать в конфигурациях «1С: Управление Холдингом 8» и «1С: Бухгалтерия», при помощи которых можно будет легко контролировать наличие оригиналов первичной документации, во избежание проблем с налоговой инспекцией.     Фархутдинов Айдар, Специалист компании ООО “Кодерлайн”