После того как компания создала и утвердила бюджеты, в программе 1С:Управление Холдингом возможно установить и контролировать непревышение лимитов по статьям бюджетов.
Где учитываются лимиты расходов в 1С:Управление Холдингом?
Для учета лимитов расходов в 1С:Управление Холдингом предусмотрен специальный регистр «Лимиты по бюджетам». Движения по этому регистру использует стандартный отчет «Отчет по лимитам», который вызывается из подсистем «Казначейство» и «Бюджетирование»:
Рис. 1 Путь к отчету по лимитам расходов в 1С:Управление холдингом
Как известно, в управляемых формах возможно в пользовательском режиме настраивать вид и структуру вывода данных отчета. Мы рассмотрим типовую настройку, при которой в колонках отчета отображаются помесячно данные по колонкам:
Установленный лимит;
Заявлено;
Зарезервировано;
Факт;
Ожидаемое исполнение;
Доступно.
Рис. 2 Типовая настройка отчета по лимитам расходов в 1С:Управление холдингом
Рассмотрим далее, какие документы и каким образом формируют движения по этому регистру.
Установка лимитов в 1С:Управление Холдингом
Как уже понятно из названия колонок отчета по лимитам, в первой колонке отображается сумма первоначально установленного лимита на период. Устанавливать лимиты можно двумя способами:
вводом экземпляра отчета в 1С:Управление Холдингом;
вводом документа «Оперативный план» в 1С:Управление Холдингом.
После проведения этих документов в регистре лимиты по бюджетам будут сформированы примерно в таком виде:
Рис. 3 Установленные лимиты по бюджетам в 1С:Управление холдингом
После того как лимиты установлены, их возможно скорректировать вводом нового оперативного плана на основании предыдущего. При этом в движениях по лимитам будут сформированы записи с суммами корректировки. В отчете по лимитам в колонке «Установленный лимит» отображаются суммы с учетом всех корректировок за выбранный период лимитирования, которые введены в систему.
Резервирование лимитов расходов в 1С:Управление Холдингом
В процессе хозяйственной деятельности компания может заключать договоры с разными сроками поставки и оплаты, производить выплаты по этим договорам, а также оплачивать и получать товары (работы, услуги) без заключения договора по счетам (офертам). В ситуации, когда уже заключен договор, по которому будет осуществлено расходование бюджета в будущих периодах, но еще не произведены выплаты или не было поставок, очень важно учесть потенциальный расход лимита, который будет производиться согласно условиям договора.
Для этого в блоке оперативного планирования УХ предусмотрено резервирование бюджетных средств по договору. Осуществляется резервирование путем создания документа «Оперативный план» с выбором вида операции «Ввод плана и резервирование лимита».
В зависимости от настройки формы оперативного плана (настраивается в пользовательском режиме) в оперативном плане можно указывать дополнительно контрагента, договор, дополнительные аналитики статей.
Движения по лимитам такой документ сформирует уже по колонке «Зарезервировано».
Рис. 4 Зарезервированные лимиты в 1С:УХ
При этом в отчете по лимитам доступная сумма будет уменьшаться на сумму резерва.
Заявленные суммы
В 1С:Управление Холдингом есть возможность формировать заявки (на закупки, на затраты, на оплату). Каждый из этих документов формирует движения по регистру лимитов по бюджетам разного вида:
Заявки на закупку – двигают лимиты по бюджету закупок;
Заявки на затраты – двигают лимиты по бюджету доходов и расходов;
Заявки на оплату – двигают лимиты по бюджету движения денежных средств.
Механизм во всех трех случаях аналогичный. Мы рассмотрим пример заявок на оплату, т.к. этот функционал наиболее часто используется в 1С:Управление Холдингом.
Есть два способа указать источник лимитов в заявке на оплату. Бюджет ЦФО – в этом случае заявка расходует средства из установленного лимита.
Рис. 5 Бюджет ЦФО как источник лимитов в заявке на оплату в 1С:УХ
Рис. 6 Заявка расходует средства из установленного лимита
Оперативный план – это второй способ указать источник лимита расходов в 1С. В случае его использования система поймет, что под этот договор уже ранее были зарезервированы средства, и заявленную сумму сформирует из резерва по договору.
Рис. 7 Оперативный план как источник лимита в заявке в 1С:Управление холдингом
Рис. 8 Сумма лимита формируется из резерва по договору
Таким образом заявка, созданная на основании оперативного плана в приведенном выше примере, сняла резерв в сумме 1000 руб. и перенесла его в заявленную сумму по регистру лимитов по бюджету ДДС.
Фактическое использование лимитов
Факт по лимитам формируется документами «Отражение фактических данных», которые автоматически создаются системой при проведении документов регламентированного учета:
по БДР – документами отражения затрат;
по БДДС – банковскими и кассовыми документами;
по бюджету закупок – документами поступления ТМЦ или иных расходов.
В этой части учета лимитов также есть два варианта создания этих документов – либо с указанием документа планирования расходов в «Управление холдингом» (заявок на оплату, на затраты, на закупки – в зависимости от вида документа), либо без указания.
Аналогично формированию заявленной суммы при отражении факта по бюджетам система:
при указании ссылки на документ планирования (заявку) – уменьшит сумму по колонке «Заявлено» и отразит ее в колонке «Факт»;
без указания ссылки на документ планирования (заявку) – отразит сумму по колонке «Факт» без сторнирования других показателей в колонках.
Определение доступной суммы лимита за период
Доступную сумму лимита на период по выбранной статье и ЦФО система оценивает как разность сумм: Установленный лимит – Зарезервировано – Заявлено – Факт.
Именно эта сумма отображается на закладке «Контроль» в документах оперативного планирования и лимитирования (Заявки, Оперативные планы).
Оперативное планирование и Лимитирование расходов
После того как компания создала и утвердила бюджеты, в программе 1С:Управление Холдингом возможно установить и контролировать непревышение лимитов по статьям бюджетов.
Где учитываются лимиты расходов в 1С:Управление Холдингом?
Для учета лимитов расходов в 1С:Управление Холдингом предусмотрен специальный регистр «Лимиты по бюджетам». Движения по этому регистру использует стандартный отчет «Отчет по лимитам», который вызывается из подсистем «Казначейство» и «Бюджетирование»:
Рис. 1 Путь к отчету по лимитам расходов в 1С:Управление холдингом
Как известно, в управляемых формах возможно в пользовательском режиме настраивать вид и структуру вывода данных отчета. Мы рассмотрим типовую настройку, при которой в колонках отчета отображаются помесячно данные по колонкам:
Рис. 2 Типовая настройка отчета по лимитам расходов в 1С:Управление холдингом
Рассмотрим далее, какие документы и каким образом формируют движения по этому регистру.
Установка лимитов в 1С:Управление Холдингом
Как уже понятно из названия колонок отчета по лимитам, в первой колонке отображается сумма первоначально установленного лимита на период. Устанавливать лимиты можно двумя способами:
После проведения этих документов в регистре лимиты по бюджетам будут сформированы примерно в таком виде:
Рис. 3 Установленные лимиты по бюджетам в 1С:Управление холдингом
После того как лимиты установлены, их возможно скорректировать вводом нового оперативного плана на основании предыдущего. При этом в движениях по лимитам будут сформированы записи с суммами корректировки. В отчете по лимитам в колонке «Установленный лимит» отображаются суммы с учетом всех корректировок за выбранный период лимитирования, которые введены в систему.
Резервирование лимитов расходов в 1С:Управление Холдингом
В процессе хозяйственной деятельности компания может заключать договоры с разными сроками поставки и оплаты, производить выплаты по этим договорам, а также оплачивать и получать товары (работы, услуги) без заключения договора по счетам (офертам). В ситуации, когда уже заключен договор, по которому будет осуществлено расходование бюджета в будущих периодах, но еще не произведены выплаты или не было поставок, очень важно учесть потенциальный расход лимита, который будет производиться согласно условиям договора.
Для этого в блоке оперативного планирования УХ предусмотрено резервирование бюджетных средств по договору. Осуществляется резервирование путем создания документа «Оперативный план» с выбором вида операции «Ввод плана и резервирование лимита».
В зависимости от настройки формы оперативного плана (настраивается в пользовательском режиме) в оперативном плане можно указывать дополнительно контрагента, договор, дополнительные аналитики статей.
Движения по лимитам такой документ сформирует уже по колонке «Зарезервировано».
Рис. 4 Зарезервированные лимиты в 1С:УХ
При этом в отчете по лимитам доступная сумма будет уменьшаться на сумму резерва.
Заявленные суммы
В 1С:Управление Холдингом есть возможность формировать заявки (на закупки, на затраты, на оплату). Каждый из этих документов формирует движения по регистру лимитов по бюджетам разного вида:
Механизм во всех трех случаях аналогичный. Мы рассмотрим пример заявок на оплату, т.к. этот функционал наиболее часто используется в 1С:Управление Холдингом.
Есть два способа указать источник лимитов в заявке на оплату. Бюджет ЦФО – в этом случае заявка расходует средства из установленного лимита.
Рис. 5 Бюджет ЦФО как источник лимитов в заявке на оплату в 1С:УХ
Рис. 6 Заявка расходует средства из установленного лимита
Оперативный план – это второй способ указать источник лимита расходов в 1С. В случае его использования система поймет, что под этот договор уже ранее были зарезервированы средства, и заявленную сумму сформирует из резерва по договору.
Рис. 7 Оперативный план как источник лимита в заявке в 1С:Управление холдингом
Рис. 8 Сумма лимита формируется из резерва по договору
Таким образом заявка, созданная на основании оперативного плана в приведенном выше примере, сняла резерв в сумме 1000 руб. и перенесла его в заявленную сумму по регистру лимитов по бюджету ДДС.
Фактическое использование лимитов
Факт по лимитам формируется документами «Отражение фактических данных», которые автоматически создаются системой при проведении документов регламентированного учета:
В этой части учета лимитов также есть два варианта создания этих документов – либо с указанием документа планирования расходов в «Управление холдингом» (заявок на оплату, на затраты, на закупки – в зависимости от вида документа), либо без указания.
Аналогично формированию заявленной суммы при отражении факта по бюджетам система:
Определение доступной суммы лимита за период
Доступную сумму лимита на период по выбранной статье и ЦФО система оценивает как разность сумм: Установленный лимит – Зарезервировано – Заявлено – Факт.
Именно эта сумма отображается на закладке «Контроль» в документах оперативного планирования и лимитирования (Заявки, Оперативные планы).