В 1С:Управление холдингом реализована комплексная подсистема управления договорными отношениями, которая включает в себя большой круг задач. В данной статье рассмотрим возможности функционала управления договорами применительно к объектам системы: ключевые настройки, справочники, документы и отчетность, используемая в процессе Управления договорами.
Общие настройки управления договорными отношениями
Для включения функциональности в 1С:УХ необходимо перейти в разделе «Администрирование → Настройки программы → Функциональность». В окне «Функциональность программы» настроить возможность учета по договорам, необходимость учета обеспечений и некоторые особенности учета НДС (Рисунок 1).
Рисунок 1 Учет по договорам в 1С: УХ
Оформление карточки документа договора
В системе предусмотрена классификация договоров по виду посредством дополнительного справочника, наполненного предопределенными значениями. Каждый вид договора определяет основные его параметры (Рисунок 2), а также набор реквизитов, предусмотренных для заполнения карточки документа договора данного вида.
Рисунок 2 Виды договоров в 1С: УХ
Также в системе Управление холдингом имеется разделение договоров по видам соглашений:
- Договор с условием – самостоятельный договор, в котором прописаны все необходимые условия и договоренности;
- Рамочный договор – договор, фиксирующий общие договоренности, которые в дальнейшем уточняются сторонами в приложениях к договору, называемых спецификациями;
- Спецификация – неотъемлемая часть рамочного договора, в которой четко прописываются сроки, объемы, ответственность сторон по конкретной спецификации (не может использоваться самостоятельно; в поле «Базовый договор» указывается рамочный договор-основание).
При создании новой карточки документа договора открывается документ «Версия соглашения», набор реквизитов которого зависит от выбора вида договора. Рассмотрим реквизиты, которые предусмотрены при заполнении карточки договора.
Основные реквизиты карточки договора
На вкладке «Основное» заполняются общие реквизиты договора (Рисунок 3). Значения полей определяют: вид договора (1), вид соглашения (2), номер, дату и наименование (3), стороны договора (4), сроки действия (5), сумму и валюту договора (6), параметры государственного контракта (7), параметры валютного контроля (8).
Рисунок 3 Основные реквизиты договора в 1С:УХ
На вкладке «Условия» в 1С:УХ заполняется детализация условий договоров, например, условия взаиморасчетов (Рисунок 4). Они включают следующие поля: детализация учета расчетов (9), допустимая задолженность по договору (10), в случае валютного договора определяется валюта платежей и указывается способ определения курса пересчета (11), условия оплаты (12), уникальный идентификатор платежей по договору (13), способ формирования платежей (14), расчетные счета сторон договора (15), ставка пени (16), ссылка на связанные договоры обеспечения (17), условия поставки инкотермс (18) и применяемые типы цен (19).
Рисунок 4 Заполнение условий договоров в 1С:УХ
На вкладке «Планирование и учет» в 1С:УХ заполняются параметры учета (Рисунок 5). Включает в себя следующие аналитические признаки: Приоритет (20) – для разделения плановых денежных потоков в Платежном календаре; Вид расчетов (21) – дополнительная детализация для разделения информации в отчетах по этому признаку; ЦФО и Проект (22) – для заполнения аналитик в документах по умолчанию; Статья движения денежных средств и аналитики раскрытия, предусмотренные для выбранной статьи (23); Статья начисления (которая заполняется из двух справочников: Статья доходов и расходов и Статья бюджета закупок) и аналитики раскрытия, предусмотренные для выбранной статьи (24); параметры регистрации НДС (25).
Рисунок 5 Планирование и учет договоров в 1С:УХ
Вкладка «График поставок» отображается для договоров закупки (с поставщиками). В ней заполняются сведения о номенклатуре, количестве, цене, зафиксированной в договоре (Рисунок 6). Если договор создан по результатам закупочной процедуры, то каждая позиция содержит ссылку на лот закупочной процедуры.
Рисунок 6 График поставок в 1С:УХ
При оформлении заказа поставщику по договору выполняется контроль договоренности относительно цен и количества каждой позиции номенклатуры, прописанной в табличной части.
На вкладке «МСФО» заполняются параметры учета по МСФО (Рисунок 7). Реквизиты группы «Классификация» могут быть использованы для настройки правил трансформации на счета учета по МСФО.
Рисунок 7 Отражение учета по МСФО в 1С:УХ
На вкладке «Дополнительно» заполняются прочие реквизиты (Рисунок 8). Вкладка содержит параметры подписания договора (26), которые подставляются в шаблон договора в случае формирования печатной формы из системы; дополнительное наименование договора, в том числе на иностранном языке (27); параметры хранения бумажного носителя (28) и комментарий к договору.
Рисунок 8 Заполнение прочих реквизитов договоров в 1С:УХ
Дополнительные реквизиты карточки договора (характерные некоторым видам договора)
В зависимости от вида договора на форме выводятся дополнительные реквизиты, присущие исключительно данному виду.
Виды договора «С комитентом (принципалом) на продажу», «С комиссионером (агентом) на продажу», «С комитентом (принципалом) на закупку» содержат параметры способа расчета комиссионного вознаграждения (Рисунок 9) и признак того, выступает ли организация в качестве платежного агента (Рисунок 10).
Рисунок 9 Договоры с расчетом комиссионного вознаграждения в 1С:УХ
Рисунок 10 Договор с организацией-платежным агентом в 1С:УХ
Вид договора «Лизинг полученный» содержит следующие параметры: вариант учета имущества (за балансом/на балансе); использование обеспечительного платежа и выкупа имущества (Рисунок 11).
Рисунок 11 Договор «Лизинг полученный» в 1С:УХ
Вид договора «Аккредитив выданный» содержит расширенный состав сторон договора (Рисунок 12), параметры для расчета комиссий (Рисунок 13) и дополнительные параметры учета по МСФО (Рисунок 14).
Рисунок 12 Вид договора «Аккредитив выданный» – состав сторон в 1С:УХ
Рисунок 13 Параметры для расчета комиссии аккредитива выданного в 1С:УХ
Рисунок 14 Дополнительные параметры учета по МСФО в 1С:УХ
Вид договора «Гарантия выданная» содержит классификацию по видам гарантии и расширенный состав сторон договора (Рисунок 15), параметры расчета и уплаты комиссии за выдачу гарантии (Рисунок 16), а также дополнительные параметры учета по МСФО (Рисунок 14).
Рисунок 15 Классификации по видам гарантии в 1С:УХ
Рисунок 16 Уплата комиссии за выдачу гарантии в 1С:УХ
Вид договора «Залоги и поручительства входящие» и «Залоги и поручительства исходящие» имеют возможность заполнить список объектов залога и параметры их учета. Для заполнения объектов залога используются несколько видов справочников (Рисунок 17).
Рисунок 17 Договор залога и поручительства по МСФО в 1С:УХ
Вид договора «Страхование» имеет параметры «Страховая премия», «Страховая сумма» и возможность заполнения видов риска, предусмотренных договором (Рисунок 18).
Рисунок 18 Вид договора страхование в 1С:УХ
Вид договора «Факторинг» (заключается с факторинговой компанией как привлечение заемных средств) содержит набор реквизитов, присущих условиям сделки факторинга (Рисунок 19).
Рисунок 19 Вид договора факторинг в 1С:УХ
Виды договора, относящиеся к финансовым инструментам по привлечению и размещению средств «Заем полученный», «Кредит», «Овердрафт», «Заем выданный» содержат параметры: способ предоставления средств (кроме овердрафта), правила расчета процентов, а также условия проверки ковенантов (Рисунок 20). По ссылке «Счета учета» открывается форма настройки счетов бухгалтерского учета для отражения начислений (они заполняются по умолчанию, но могут быть изменены для данного договора) (Рисунок 21).
Рисунок 20 Договора с финансовыми инструментами по привлечению средств в 1С:УХ
Рисунок 21 Счета учета документа в 1С:УХ
Виды договора для размещения средств в банке «Депозит», «Минимальный неснижаемый остаток» определяют: условия размещения средств, параметры расчета процентов (Рисунок 22). Также могут быть исправлены счета бухгалтерского учета (Рисунок 21).
Рисунок 22 Создание депозита в 1С:УХ
Виды договора, относящиеся к производным финансовым инструментам, «Валютный своп», «Поставочный валютный форвард», «Расчетный валютный форвард», «Процентный своп», «Валютно-процентный своп», содержат параметры сделки, присущие выбранному виду сделки на вкладке «Условия».
Параметры финансовых сделок и правил расчета процентов – это отдельная большая тема, в данной статье подробно на этом останавливаться не будем.
В случае, если контрагентом в договоре является внутригрупповой контрагент (т.е. в карточке контрагента заполнено поле «Организационная единица»), в системе доступно автоматическое создание встречного внутригруппового договора. Этот встречный договор заполняется в дополнительном поле «Встречный договор» (Рисунок 23).
Рисунок 23 Внутригрупповой договор в 1С:УХ
Печатная форма договора и внешние файлы
В системе предусмотрена возможность формирования печатной формы договора. Для этого в первую очередь нужно подготовить шаблоны на основании поставляемых в комплекте с конфигурацией готовых шаблонов. Список шаблонов открывается в разделе «Справочники → Покупки и продажи → Шаблоны договоров». Для каждого элемента справочника задается текстовый шаблон. По кнопке «Вставить в текст» можно дополнить переменными реквизитами, которые будут заполняться для каждого договора своими значениями (Рисунок 24).
Рисунок 24 Дополнение договора переменными реквизитами в 1С:УХ
Печатная форма договора формируется по кнопке «Печать» из карточки договора с дальнейшим выбором шаблона (Рисунок 25).
Рисунок 25 Формирование печатной формы договора в 1С:УХ
Для того чтобы к карточке договора «прицепить» внешние файлы с документацией и детализацией условий договора (включая скан-копию договора), необходимо в карточке договора нажать кнопку «Еще» и выбрать «Связанные файлы». Открывается архив внешних файлов к данной карточке договора, в который можно загрузить файлы с диска, из шаблона или со сканера.
Графики расчетов и платежи
В системе Управление холдингом большинство видов договоров формируют графики расчетов и платежей. Способ формирования платежей задается пользователем в карточке документа договора. Для коммерческих договоров предусмотрены три способа: Вручную, График, Процесс (Рисунок 4, п. 14).
- Значение «Вручную» означает, что Заявки на оплату будет формировать пользователь.
- При выборе значения «График» отображается дополнительная вкладка «График расчетов».
- При выборе значения «Процесс» становится возможной настройка шаблона универсальных процессов, в котором задаются произвольные условия формирования платежей по договору.
Для видов договоров, связанных с привлечением или размещением средств, а также с видами договоров «Аккредитив выданный» и «Гарантия выданная» вкладка «График расчетов» отображается всегда по умолчанию, так как указанные виды договоров изначально предполагают наличие планового графика расчетов.
Плановый график взаиморасчетов формируется с разделением по видам задолженности: основной, проценты, комиссии, штрафы. Плановые операции содержат начисления и оплаты с указанием даты, суммы, бюджетных аналитик; вместе они формируют плановую задолженность.
График расчетов и платежей может быть заполнен автоматически по условиям договора, вручную, либо загружен табличной частью.
В случае использования Графика расчетов и платежей для договора открываются дополнительные настройки на вкладке «Планирование и учет» (Рисунок 29):
- «Использование графика», возможные значения: «Создание заявок» и «Создание позиций и контроль лимитов»;
- «Режим актуализации графика при изменении первичных документов», возможные значения: «По настройкам системы», «Не актуализировать», «Создавать новые версии», «Обновлять текущую версию»;
- «Режим актуализации заявок», возможные значения: «По настройкам системы», «Не актуализировать» (эта настройка открывается, если в поле «Использование графика» выбрано «Создание заявок»).
Рисунок 29 Дополнительные настройки планирования и учета в 1С:УХ
Если в поле Использование графика выбрано «Создание заявок», то на основании планового графика будут формироваться заявки на оплату, автоматически, регламентным заданием. Если выбрано значение «Создание позиций и контроль лимитов», то плановые платежи из графика расчетов будут сразу попадать в платежный календарь, контроль лимитов также будет выполняться сразу при проведении данной версии соглашения.
Для настройки такой возможности необходимо перейти в разделе «Общие настройки и справочники → Настройки → Казначейство». В разделе «Управление договорами» включается возможность автоматического формирования заявок на оплату по графикам платежей с указанием расписания, по которому будет выполняться регламентное задание, а также срок в днях – за сколько дней формировать заявку до плановой даты платежа (Рисунок 30, выделено красным).
Рисунок 30 Заявка до плановой даты платежа в 1С:УХ
Если в поле «Режим актуализации графика при изменении первичных документов» выбрано «По настройкам системы», то действия будут выполняться по общим настройкам системы, которые задаются там же (Рисунок 30, выделено синим).
Если в поле «Режим актуализации заявок» выбрано «По настройкам системы», то действия будут выполняться по общим настройкам системы, которые задаются в разделе «Договоры и проекты → Сервис → Автоматически актуализировать заявки по графикам договоров» (Рисунок 31).
Рисунок 31 Автоматическая актуализация заявок по графикам в 1С:УХ
При работе с плановым графиком расчетов и платежей существует возможность отобразить фактические операции (по кнопке «Отобразить факт»), сравнить их с плановыми данными, а также актуализировать план по факту до указанной даты (по кнопке «Перенести факт», указав в дополнительном окне дату, до которой требуется перенести факт в плановый график) (Рисунок 32). Данная возможность наиболее востребована для финансовых договоров, в которых, например, может быть пересчитан график процентов, если фактически изменились операции с телом кредита/депозита/займа.
Рисунок 32 Актуализация плана в 1С:УХ
Версионность договоров
В системе 1С:Управление холдингом 8 предусмотрена версионность договоров. Изменения всех реквизитов договора, включая графики, могут быть записаны в новой версии соглашения. При первоначальном заполнении карточки договора создается первая версия договора. При открытии карточки договора все реквизиты закрыты для редактирования, открываются только на просмотр.
Для возможности редактирования необходимо нажать на кнопку «Редактировать», далее выбирается вариант редактирования: «Редактировать эту версию» или «Создать новую версию».
Информация о действующей версии отображается на основной вкладке договора. При редактировании или создании новой версии эта информация доступна для редактирования (Рисунок 26).
Рисунок 26 Информация о новой версии договора в 1С:УХ
Для того чтобы открыть историю версий соглашения, необходимо на форме договора нажать кнопку «Перейти» и выбрать «Список версий соглашений».
При открытии карточки договора открывается актуальная версия соглашения. Актуальной является та версия, срок действия которой имеет наибольшее значение, т.е. более поздняя (по реквизиту «Версия действует с»).
В 1С:Управление холдингом реализована подсистема «Процессы и согласование», в которой можно настроить схему согласования и назначить эту схему справочникам или документам. Подсистема имеет гибкий инструмент настройки маршрутов согласования в зависимости от параметров объекта согласования; согласующие назначаются с разделением матрицы полномочий и ролей; устанавливаются правила присвоения статусов объектам согласования; настраивается ограничение редактирования реквизитов объекта согласования, а также правила формирования оповещений участникам процесса.
При помощи подсистемы «Процессы и согласования» настраивается маршрут согласования, он присваивается виду соглашения (с разделением или без разделения по организации). В результате открывается возможность выполнять согласование договора.
После завершения редактирования соглашения по кнопке «На согласование» текущая версия отправляется на согласование по назначенному маршруту (Рисунок 27).
Рисунок 27 Согласование договоров в 1С:УХ
Выполнить согласование (1), отменить ход согласования (2) просмотреть как выполняется согласование договора (3) либо просмотреть историю согласования (4) можно по командным кнопкам, указанным на рисунке (Рисунок 28). Здесь же выводится текущий статус договора.
Рисунок 28 Команды по согласованию договоров в 1С:УХ
Анализ дебиторской задолженности организации и лимитирование
Для выполнения анализа дебиторской задолженности организации в системе Управление холдингом 8 предусмотрена возможность установки произвольного набора интервалов задолженности (Рисунок 33).
Рисунок 33 Установка произвольного набора интервалов задолженности в 1С:УХ
С заполненными интервалами формируется отчет «Анализ дебиторской задолженности» организации, в котором выводится распределение задолженности по периодам, а также история «старения» задолженности. Отчет можно сформировать как в табличном формате, так и в виде диаграммы (Рисунок 34).
Рисунок 34 Отчет о дебиторской задолженности в виде графика в 1С:УХ
В системе реализована возможность планирования взаиморасчетов (путем создания графика расчетов), а также выполняется контроль соблюдения допустимой задолженности по договору. Существуют три вида контроля (Рисунок 35), для каждого из которых выбирается режим контроля: Не использовать, Информировать, Блокировать проведение документов.
Настройка находится в разделе «Планирование и контроль → Настройка и справочники → Виды контроля документов».
Рисунок 35 Вид контроля документов в 1С:УХ
Контроль максимальной суммы задолженности выполняется по полю договора «Допустимая задолженность по договору не более». Если включен данный контроль и пользователь формирует заявку на оплату, после оплаты которой задолженность контрагента станет выше допустимой по договору, то сработает данный контроль (либо будет выведена информация, либо проведение заявки будет заблокировано, в зависимости от режима контроля).
Аналогично работает контроль общей задолженности контрагента, который анализирует всю задолженность, по всем договорам.
«Контроль расходов по договору» отслеживает, чтобы сумма платежей не превышала общую сумму договора.
Претензионно-исковая работа
В случае ненадлежащего исполнения обязательств сторонами договора возникают требования о возмещении убытков, уплате неустойки, востребования просроченной задолженности. Т.е. возникают вопросы, которые необходимо урегулировать. Для реализации этой задачи в системе используется функционал претензионно-исковой работы, который реализует две основные задачи: обеспечение инструментом по работе с претензиями и уточнение прогноза в плане движения денежных средств по результатам претензионно-исковых мероприятий (объекты расположены в разделе «Договоры и проекты», Рисунок 37).
Рисунок 37 Договоры и проекты в 1С:УХ
В первую очередь наполняется справочник «Этапы претензионно-исковой работы», который содержит этапы работы в ходе урегулирования претензий. Он наполнен предопределенными папками и элементами, но может быть дополнен новыми.
При возникновении претензии оформляется одноименный документ, в котором фиксируются суть претензии, позиции сторон договора. Также заполняются основные параметры (Рисунок 38): направление (исходящая/входящая) (1); признак возникновения денежных потоков по результатам претензии (2); валюта (3) и процент (4) ожидаемого возврата долга в случае наличия денежных потоков; Этап претензии (5) с выбором из справочника этапов и дата текущего этапа (6); следующий этап претензионно-исковой работы (7) и его плановая дата (8)
Рисунок 38 Параметры претензии в 1С:УХ
Вкладка «Аналитика бюджетирования» (Рисунок 39) заполняется в случае, когда выбран признак «Отражается в БДДС» и содержит документ-основание (документ системы), по которому возникло разбирательство; Статью движения денежных средств, по которой планируются денежные потоки, количество дней просрочки, сумму основной задолженности, пеней и штрафов к взысканию.
Рисунок 39 Аналитика бюджетирования в 1С:УХ
При выборе этапа из папки «Суд» дополнительно открывается вкладка «Суд» для заполнения информации о судебном разбирательстве (Рисунок 40):
Рисунок 40 Папка Суд в 1С:УХ
На вкладке «Изменения версий претензии» регистрируются изменения документа по этапам. Например, по результатам первичных переговоров был изменен процент возврата средств и стал 90% (Рисунок 41).
Рисунок 41 Изменение вида претензий в 1С:УХ
Перейдя в разделе «Договоры и Проекты → Отчеты → Отчет по претензиям», можно открыть отчет об этапах претензионно-исковой работы.
Дополнительно для работы с просроченной задолженностью и имеющимися претензиями создана обработка «Работа с претензиями по дебиторской задолженности».
На первой вкладке «Задолженность к обработке» система выводит информацию о контрагентах/договорах, по которым имеется нарушение условий погашения задолженности (т.е. нарушены сроки ее погашения). Сотрудник на основании имеющейся информации принимает решение и при необходимости оформляет претензию для каждой строки (по кнопке «Создать претензию по текущей задолженности»).
На вкладке «Открытые претензии» выводятся действующие Претензии, по которым из данной формы можно изменить этап или закрыть претензию по соответствующим кнопкам (Рисунок 42).
Рисунок 42 Открытые претензии в 1С:УХ
Дополнительно регламентными заданиями реализована система напоминаний пользователю о приближении сроков оплаты по претензии, а также о приближении сроков наступления следующего этапа по претензии. Также можно настроить периодическую проверку выполнения обязательств по договорам и автоматическое создание прретензий в случае нарушения сроков погашения дебиторской задолженности.
В данной статье представлен обзор возможностей системы 1С:Управление Холдингом в части управления договорной деятельностью. Рассмотрены объекты системы, которые используются для этого, а также ключевые параметры и настройки (по примеру возможности версии 3.1).
В завершение выделим следующие основные возможности системы:
- Благодаря процедуре согласования, изменения статусов, возможности хранения внешних файлов, использованию версионности соглашения система позволяет отразить весь жизненный цикл договора.
- Наличие расширенного списка видов договоров позволяет отразить параметры сделки не только стандартных коммерческих договоров, но и финансовых инструментов привлечения и размещения средств, а также производных финансовых инструментов.
- Использование графика расчетов договора позволяет автоматизировать процесс оперативного планирования и обеспечивает контроль исполнения условий сделки сторонами договора.
- Взаимосвязь подсистем «Управление договорами» и «Казначейство» позволяет применять лимитирование по суммам задолженности, выполнять анализ кредитного портфеля, процентных и валютных рисков.
- Подсистема имеет возможность выполнять анализ дебиторской задолженности, а также реализует ведение претензионно-исковой работы (в том числе, по взысканию задолженности).
Таким образом, мы видим, что подсистема Управление договорами в 1С:Управление холдингом не только решает вопросы документооборота и учета, но участвует также в управлении оборотными средствами, автоматизации оперативного планирования и управления денежными потоками компаний.