Централизованное управление закупками для финансиста в 1С: Управление Холдингом 8

Содержание:

1.     Цели централизации закупок для финансового менеджера

2.     Методы повышения эффективности закупок с точки зрения финансового менеджера

3.     Реализация централизованного управления закупками в 1C: Управление холдингом

В связи с тем, что эффект от централизации закупок появляется при работе либо крупного предприятия с развитой филиальной структурой, либо в работе группы предприятий[1], то в данной статье планируется рассмотрение с точки зрения финансового менеджера на уровне управляющей компании.

[1] Далее будем рассматривать в качестве примера группу предприятий, понимая, что описанное верно и для крупного предприятия с филиальной структурой

  Цели централизации закупок для финансового менеджера

Целью любого финансового менеджера является недопущение ухудшения финансового состояния группы предприятий, что выражается в сохранении определенного уровня устойчивости и ликвидности, постоянная работа по выявлению возможностей по снижению расходов и сохранение некоего баланса между краткосрочными (текущими) и долгосрочными (стратегическими) целями.

Любой товар или услугу приобретаемые в группе предприятий можно отнести к одной из следующей групп:

  1. Закупки, которые целесообразно перевести в рамки централизации:
    1. Стратегически важная позиция портфеля закупок, которая используется на двух и более предприятиях группы;
    2. Массовый товар или услуга, которая также используется на двух и более предприятиях группы;
    3. Товар или услуга, которые могут как производиться другими предприятиями группы, так и приобретаться у сторонних поставщиков;
  2. Закупки, которые могут быть оставлены в зоне ответственности предприятия:
    1. Срочные и «жизненно важные» товары и услуги, возникающие в случайном порядке и не поддающиеся планированию при текущем уровне развития системы планирования закупок на предприятии;
      1. Товары и услуги, занимающие относительно небольшую долю портфеля закупок и используемые исключительно в рамках одного предприятия.

      Деятельность финансового менеджера при работе с закупаемыми товарами и услугами первой группы заключается в решении следующих задач:

      • Назначение и контроль соблюдения установленных лимитов по закупочной деятельности;
      • Общее увеличение оборачиваемости запасов и снижение уровня слабо оборачиваемых запасов;
      • Минимизация общего уровня затрат по группе предприятий;
      • Повышение эффективности работы с дебиторской задолженностью и недопущения возникновения штрафных санкций по кредиторской задолженности.

 Методы повышения эффективности закупок с точки зрения финансового менеджера

Централизация закупок позволяет повысить эффективность закупочной деятельности за счет использования следующих способов:

  • За счет объединения потребностей предприятий по совпадающим позициям портфеля закупок существует возможность снижения стоимости закупки за счет «накопительного» эффекта, который выражается в снижении стоимости одной единицы закупаемого товара или услуги в следствии увеличения общего объема закупки;
  • Возможность рассмотрения приобретения аналогов требуемых товаров или услуг;
  • Получение мотивационных объемов поставок или дополнительных услуг за счет повышения значимости для поставщика;
  • Получение бонусов или скидок за счет увеличения объема закупки;
  • Возможность использования собственных производственных мощностей для обеспечения потребностей группы;
  • Сокращение расходов на производственную и логистическую деятельность;
  • Календарная оптимизация закупки;
  • Сокращение накладных расходов на закупочную деятельность;
  • Сокращение сроков поставки;
  • Оптимизация условий взаиморасчетов с поставщиками товаров и услуг;
  • Сокращение запасов на складах;
  • Сокращение затрат на утилизацию отходов и так далее.

Реализация централизованного управления закупками в 1C: Управление холдингом

В программном продукте 1С: Управление холдингом присутствует достаточно большой набор инструментов управления, контроля и анализа централизованной закупочной деятельности, которая может использоваться финансовым менеджером управляющей компании.

В первую очередь, следует упомянуть возможность лимитирования всех этапов закупочной деятельности: лимит расходов по заявкам на закупку в разрезе различной аналитики, лимит строки плана закупок, лимит по лоту закупки, лимит по договору закупки, лимит по заказу поставщика, лимит по заявке на оплату и так далее. Использование необходимого набора лимитов позволит обеспечить соблюдение расходов на закупку в рамках утвержденного бюджета.

Не менее важным является расширенный набор возможностей по контролю условий договорных отношений: контроля цен закупки, контроль объема закупаемых товаров и услуг, контроль номенклатурных позиций, контроль условий расчетов с поставщиками.

С целью минимизации рисков неисполнения договоров поставки в системе предусмотрен инструмент аккредитации поставщиков, позволяющий по определенным правилам оценить надежность, лояльность и компетентность поставщиков.

А в случае наличия неисполнения договорных условий присутствует инструмент по претензионной исковой работе, который включает в себя ряд мероприятий по работе с просроченной задолженностью и подготовке документов для решения в судебном порядке.

Для анализа эффективности закупочной деятельности финансовому менеджеру доступны следующие отчеты:

  • Анализ исполнения программы закупок;
  • Взаиморасчеты поставщика;
  • Исполнение плана поставок;
  • Отчет по лимитам бюджета закупок;
  • План-факторный анализ закупок;
  • Экономия по результатам торгов и многие другие отчеты.

Как видно, реализация управление закупками группы предприятий в 1С: Управление холдингом дает финансовому менеджеру возможность использовать синергетический эффект от централизации закупок и расширенный набор инструментов по управлению, контролю и анализу деятельности является достаточным для эффективной реализации поставленных задач.